Archiwizacja

www.digresia.com

Archiwizacja jest dziedziną archiwistyki, która polega na przechowywaniu odpowiednio uporządkowanych zbiorów dokumentów. Do procesów archiwizacji należą m.in.:

• przeglądanie dokumentacji archiwalnej (przeglądy archiwalne kat. A) – porządkowanie dokumentacji , która wymaga dłuższego przechowywania

• przeglądanie dokumentacji niearchiwalnej (przeglądy archiwalne kat. B) – porządkowanie dokumentacji typowo użytkowej, nie wymagającej dłuższego przechowywania

• brakowanie archiwum – czynność polegająca na porządkowaniu archiwum pod kątem wyszukania dokumentów przeznaczonych do niszczenia

• porządkowanie dokumentacji – sortowanie i klasyfikowanie dokumentacji zgodnie z określonymi kryteriami lub normami prawnymi

• przechowywanie dokumentacji – składowanie dokumentacji w specjalnych boksach i na regałach archiwalnych

Efektywność

Dzięki archiwizacji można uzyskać następujące efekty:

• szybszy dostęp do dokumentów – dzięki procesom przeglądania, brakowania i porządkowania w archiwum łatwiej jest znaleźć potrzebne dokumenty

• porządek w dokumentacji – skorzystanie z powyższych usług gwarantuje polepszenie stanu archiwum

• oszczędność miejsca – odpowiednie sortowanie i archiwizowanie zwolni sporo przestrzeni

• bezpieczeństwo – wszystkie czynności wykonywane są przez archiwistów o odpowiednich uprawnieniach, związanych umową tajności

• hierarchizacja dostępu – możemy przyznać użytkownikom dostęp tylko do tych boksów i regałów archiwalnych, do których mają prawo, np. księgowa może przeglądać tylko faktury, kadrowa posiada uprawnienia do przeglądania umów o pracę

• efekt ekonomiczny- ograniczenie obowiązku kontroli i porządkowania archiwum przez pracowników, a także możliwość likwidacji części tradycyjnego archiwum

Zapewniamy

Archiwistyka to dziedzina, którą zajmujemy się kompleksowo, dzięki zastosowaniu odpowiedniego sprzętu i zatrudnieniu osób o najwyższych uprawnieniach. Możemy więc zapewnić:

• solidnie wykonaną usługę – do dokumentów będą miały dostęp tylko osoby o odpowiednich uprawnieniach, które doskonale wiedzą jak nimi zarządzać

• pomoc i obsługę archiwalną w 24h – jeśli kiedykolwiek wystąpią jakieś problemy lub zapytania związane z archiwistyką – nasi eksperci pomogą zdalnie, telefonicznie lub osobiście w czasie do 24h!

• zaawansowane rozwiązania informatyczne – oprócz standardowej archiwizacji możemy wdrożyć także system informatyczny pomagający w zarządzaniu dokumentacją

• gwarancje prawne – wszyscy nasi archiwiści to osoby, które ukończyły studia wyższe z dziedziny archiwistyki, a co za tym idzie, posiadają wszystkie wymagane uprawnienia do kompleksowego zarządzania dokumentacją – nie zatrudniamy osób po kursach, których kompetencje są znacznie niższe

• darmową ekspertyzę stanu archiwum w miejscu wskazanym przez klienta – wysyłamy do Twojej firmy ekspertów, którzy oceniają kondycję dokumentacji, a także doradzają w jaki sposób można ją poprawić

• kopie zapasową – na życzenie klienta możemy stworzyć kopię każdego dokumentu

• digitalizację – jako dodatkową usługę proponujemy stworzenie cyfrowego archiwum

• wstępną wycenę w 24h – wyślij do nas wiadomość z formularza kontaktowego, a odpowiedź dostaniesz w ekspresowym tempie!

• transport dokumentacji gratis – na odległość zależną od wybranego pakietu

• bezpłatny certyfikat – w zależności od wybranego pakietu, nie jest integralną częścią usługi

• szkolenie z zakresu obsługi archiwum – nasi eksperci przeszkolą Twój personel w miejscu przez Ciebie wskazanym lub w naszych salach konferencyjnych – szkolenie trwa kilka godzin i rozwiewa wszelkie wątpliwości użytkowników, dot. codziennego korzystania z archiwum

• zaświadczenie – dokumenty wystawiany po ukończeniu usługi potwierdzający wykonanie jej w odpowiedniej firmie

• przygotowanie umowy zgodnej z prawem obowiązującym na terenie Unii Europejskiej

Jak przebiega proces archiwizacji?

W firmie digres archiwizacja nie sprowadza się tylko do składowania dokumentów. Poniżej przedstawiamy opis kompletnej usługi:

1. Rozmowy handlowe i doradztwo – przeprowadzenie przez naszych doradców szeregu czynności pozwalających na dokładniejsze określenie Twoich potrzeb (darmowa ekspertyza stanu archiwum, doradztwo, wycena usługi).

2. Podpisanie umowy – nasze kontrakty formułowane są w sposób zrozumiały dla każdej ze stron – wszystkie paragrafy dostosowane są do norm prawnych obowiązujących na terenie Unii Europejskiej

3. Ewentualny konwój dokumentacji do pracowni firmy digres – odpowiednio zabezpieczone dokumenty przewożone są na miejsce ich dalszej obróbki (jeśli umowa nie zakłada inaczej) lub rozpoczęcie prac w archiwum klienta (przeglądy, brakowanie, porządkowanie).

4. Klasyfikacja dokumentów wg. aktualnych normatyw prawnych i przyporządkowywanie ich do odpowiednich grup.

5. Ewentualne skanowanie dokumentacji – czyli przetwarzanie jej na obraz cyfrowy.

6. Katalogowanie i nazewnictwo cyfrowych plików – optymalizacja danych na potrzeby późniejszego wyszukiwania dokumentów.

7. Tworzenie kopii zapasowej (tzw. backup'u) wszystkich plików.

8. Ewentualne niszczenie części tradycyjnych dokumentów, jeśli zachodzi taka potrzeba – krok ten jest wcześniej konsultowany z klientem i dopisywany do umowy w formie aneksu.

9. Konwój dokumentacji na miejsce wskazane przez klienta (określone wcześniej w umowie) lub naszych archiwów.

10. Wydanie certyfikatów, zaświadczeń, kopi zapasowej i gwarancji – dokumenty te przekazywane są po zakończeniu prac, w zależności od wybranych pakietów.

11. Propozycja dalszej współpracy – pozycją zamykającą cały proces są ponownie przeprowadzane rozmowy handlowe i doradztwo w sprawie ewentualnej dalszej obsługi archiwum cyfrowego i tradycyjnego. Nasi handlowcy przygotują dla Ciebie odpowiednią ofertę.

Oferta archiwizacji dokumentów

Różnorodność potrzeb pozwoliła nam na utworzenie pakietów jedynie dwóch usług, aby przybliżyć różne opcje, a także obniżyć cenę kompletnej usługi (w pakiecie taniej). Każdą z poniższych propozycji możemy w dowolny sposób dostosować do Twoich potrzeb. Proszę pamiętać, że porządek w archiwum utrzymany będzie jedynie przy pomocy stałego monitorowania jego stanu przez archiwistów. O pozostałe usługi z dziedziny archiwizacji prosimy pytać indywidualnie.

Archiwizacja w pracowniach firmy digres

Zawartość „w cenie”:

• ekspertyza stanu archiwum w miejscu wskazanym przez klienta

• doradztwo w zakresie archiwistyki

• przygotowanie przez nas umowy zgodnej z normami prawnymi

• konwój dokumentacji do pracowni firmy digres - na czas porządkowania na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego

• ewidencjonowanie i tworzenie spisu porządkowanych dokumentów

• konwój zwrotny dokumentacji - po zakończeniu prac porządkowych wraz ze spisem w formie papierowej lub opcjonalnie na nośniku cyfrowym

• zaświadczenie o przeprowadzeniu usługi w naszej firmie, przez uprawnione osoby

• szkolenie nt. zasad użytkowania i obsługi uporządkowanej dokumentacji

Opcje dodatkowe (odpłatne, nie wymagane):

• certyfikat

• digitalizacja dokumentacji – przetwarzanie dokumentów na obraz cyfrowy

• transport wg stawki przewozowej

• niszczenie dokumentacji – likwidacja przedawnionej części archiwum

   

Archiwizacja u Klienta

Oferta skierowana do średnich i dużych firm. Opcja ta dostępna jest powyżej określonej wagi dokumentacji, co pozwoliło nam na obniżenie progu cenowego za niszczenie.

Zawartość „w cenie”:

• ekspertyza stanu archiwum w miejscu wskazanym przez klienta

• doradztwo w zakresie archiwistyki

• przygotowanie przez nas umowy zgodnej z normami prawnymi

• przyjazd archiwistów w dogodnych dla klientach porach dnia w celu przeprowadzenia prac porządkowo - archiwalnych

• ewidencjonowanie i tworzenie spisu porządkowanych dokumentów

• możliwość uczestnictwa podczas procesu porządkowania dokumentacji pracownika firmy Klienta - osoba ta uzyska od razu wiedzę nt. obsługi i korzystania z uporządkowanej dokumentacji

• zaświadczenie o przeprowadzeniu usługi w naszej firmie, przez uprawnione osoby

• szkolenie nt. zasad użytkowania i obsługi uporządkowanej dokumentacji

• certyfikat

• digitalizacja dokumentacji do 300 stron – przetwarzanie dokumentów na obraz cyfrowy

Opcje dodatkowe (odpłatne, nie wymagane):

• digitalizacja dokumentacji powyżej 300 stron – przetwarzanie dokumentów na obraz cyfrowy

• niszczenie dokumentacji – likwidacja przedawnionej części archiwum

Kontakt

Kontakt z naszymi specjalistami pod nr telefonu

Marcin Kubica 666 147 555

Małgorzata Grala 666 147 222

Piotr Pawłowski 666 147 444

lub mailowo na adres biuro@digresia.com